東京や大阪の貸会議室で行うセミナーを 成功させるために知っておきたいこと

 




自社セミナーや個人的にセミナーを開催したいと思った時は、参加者の人数や目的に合わせて自由に部屋の広さやレイアウトなどを決めることができる「貸会議室」の活用をおすすめします。


ここでは、貸会議室でセミナーを実施するまでの主な流れを段階毎に分けて紹介します。


 

セミナーを開催することが決まったら、細かい詳細を明確にするために「企画」を行います。企画の段階でセミナーの目的を明確することで、ターゲットの設定がしやすくなりますし、会場となる貸会議室を選びやすくなります。貸会議室やセミナーで話しをしてもらう講師の手配などもあるため、セミナーの開催日時が決まったら出来るだけ早く準備を始めたほうが安心です。


 

日本全国に貸会議室が点在していますが、数ある貸会議室の中から一つを選ぶ必要があるため、セミナーを実施する目的や条件などに合わせて最適な貸会議室選びをしましょう。


貸会議室は、セミナーはもちろん、会議や打ち合わせ、商談などでも利用することができる便利なスペースです。また、目的によってはセミナーが終わったあとに懇親会などを実施する場合があるため、あらかじめ複数の貸会議室を絞った上で条件に合った「貸会議室の内覧」をされることをおすすめします。

 

複数の貸会議室の内覧をしたあとは、実際に利用する「貸会議室の仮予約」を行います。


まずは、セミナーの開催日時に希望する貸会議室の予約状況を確認しましょう。人気の貸会議室や百人単位の大きめの貸会議室は、場合によっては予約が殺到することがあるため、早めに手配されることをおすすめします。貸会議室の中には、1年以上の予約を受付けている所もあります。

貸会議室の予約は、事前に予約状況を確認して空室があればその時点で仮予約をします。仮予約の時点では、キャンセル料金はかからないことが一般的です。


 

仮予約をした後は、期限までに「正式に申し込み」をします。申し込みが完了した後に何らかの理由でキャンセルをする際は、キャンセル料がかかる場合があるので事前に利用規約を確認してから正式な申し込みをしましょう。


 

貸会議室の申し込みが完了したら、その後は「担当コーディネーターと打ち合わせ」をします。当日必要になる備品のリスト作成や、セミナー向けのレイアウト作成など色々なことを確認します。セミナーはもちろん、会議や打ち合わせ、研修会などに精通しているコーディネーターに出会うことができれば、より質の高いセミナーにするためのレイアウトやセミナーの進行方法などをアドバイスしてもらえるはずです。


 

貸会議室を利用してセミナーを開催するメリットの一つに、「手間を最小限に抑えることができる」ということがあります。テーブルや椅子などの準備もコーディネーターに任せることができますし、セミナー終了後に利用料金の支払いを済ませたら片付けや原状回復をすることなく撤収することができます。


セミナー当日に焦ってしまうことがないように、コーディネーターと事前に打ち合わせした通りの時間に合わせて余裕を持って会場に到着しておくようにしましょう。


 




数十人から数百人の参加者を想定したセミナーを開催する場合は、部屋の広さなどを自由に選ぶことができる「貸会議室」の利用がおすすめです。


そこで続いては、セミナー向けの「貸会議室の選び方」のポイントをいくつか紹介します。


 
セミナーは通常の会議や打ち合わせとは違って、多い時は１００人以上の参加者を招くこともあります。そのため、貸会議室を選ぶときは、まず予定している参加者の人数を収容できるほどの“スペース”が確保されているか、そして、セミナー当日に参加者が窮屈な思いをしないように“快適な空間”を持たせることができるか、といったことを中心に貸会議室選びをすることが大切です。


セミナーを開催する前にあらかじめ定員を決めておきますが、大きな反響があれば予定よりも定員数を増やす、といった場合も考えらます。そのため、セミナー向けの貸会議室を選ぶときは、参加者の人数が増えた場合に備えて部屋の広さに余裕を持たせるような工夫をするだけでなく、万が一の場合に部屋を変更できるかどうか、変更手数料やキャンセル料の有無などについて確認しておくことが大切です。


 
 
小規模の会議であれば机と椅子、それにホワイドボードといった備品があれば十分なことも多いですが、たくさんの人が参加するセミナーの場合は机や椅子などの基本的な備品の他にも、あらゆる備品が必要になります。


例えば、一番遠くの座席に座っている方にも講師の声が届くように、「マイク」や「スピーカー」などの音響設備は絶対に揃えておく必要があります。また、言葉で伝えにくいことは「プロジェクター」や「スクリーン」などを使って、画像や動画などを映しながら説明するとより内容が伝わりやすくなって便利です。


その他、ノートPCやタブレット端末を使う方向けに「無線Wi-Fi」や「有線Wi-Fi」の準備は必要不可欠ですし、講演台やマイクスタンド、レーザーポインター、講師用の飲料水、案内板なども事前に準備してもらえるように、貸会議室のほかに必要な備品をオプション追加しておきましょう。


セミナーを開催するために必要なこれらの備品は、一度にすべて揃えるとなると経費がかかり過ぎてしまいますが、貸会議室を利用すれば格安で必要な備品をレンタルすることができます。初期費用がかからないため、経費削減にもつながるといったメリットがあります。
そのため、セミナー会場となる貸会議室選びをするときは、「セミナーを開催するために必要不可欠な備品が多い貸会議室」の利用をおすすめします。


 
 
数百人規模の人数を収容できる大きな貸会議室を準備したのに、当日セミナーへの参加者が少なければどうしようもありません。そのため、できる限り多くの人にセミナーへ参加してもらおうと思ったら、「アクセスに便利な場所」にある貸会議室を選ぶことが重要になります。


例えば、駅直結のビル内にある貸会議室であれば、天候に左右されずスムーズに参加者を呼び込むことができます。有名な駅から徒歩圏内であれば、道に迷って会場に辿り着けないといったトラブルも未然に防ぐことができますし、新幹線で訪れる場合も電車の乗り換えが少なくて済みます。

貸会議室を選ぶ前に一度内覧に行くかと思いますので、その時に貸会議室からセミナーまでのアクセス方法や距離、主要駅からの乗り換え回数などを色々リサーチしておけば、参加者を第一に考えた場所選びに役立てることができるはずです。



 




セミナーを開催する目的は企業や個人によってさまざまですが、どのような目的であっても「貸会議室」であれば、利用者の希望に合わせて自由にアレンジして利用することができます。参加者が多く規模の大きなセミナーを開催する場合は、できるだけ早いうちに企画や貸会議室選びを始めて、計画的に準備を進めることをおすすめします。

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